Tempo de guarda de documentos

29 de maio de 2024

A gestão eficiente de documentos é crucial para o bom funcionamento de qualquer organização. Manter esses registros de forma organizada não apenas facilita o cumprimento das obrigações legais, mas também contribui para uma administração mais eficaz e um ambiente de trabalho mais produtivo.

Hoje em dia, a quantidade de documentos que precisamos ter é imensa. A burocracia e a garantia de nossa segurança são alguns fatores que colaboram para a necessidade desse grande volume de documentos. Apesar de usarmos alguns documentos poucas vezes, é a guarda de documentos se mostra necessária, pois em algum momento de nossas vidas podemos precisar deles. 


DOCUMENTOS PESSOS FÍSICA


  • Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF): 5 anos, subsequentes ao ano da declaração
  • Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores (IPVA): 5 anos, subsequentes ao ano da declaração
  • Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU): 5 anos, subsequentes ao ano da declaração
  • Extrato bancário: 5 anos
  • Fatura do cartão de crédito: 3 anos se houver parcelamento, mas o prazo de precaução é 5 anos
  • Comprovante de depósito bancário: Até a comprovação do crédito em conta
  • Certificado de Registro e Licenciamento Anual (CRVL ou DUAL): 1 ano
  • Escritura de Imóvel: Permanente
  • Comprovante de pagamento de condomínio: 5 anos
  • Recibo dos pagamentos das parcelas de imóvel: Até que seja feito o registro da escritura
  • Recibo de pagamentos de aluguéis: 3 anos
  • Carteira de Trabalho: Permanente
  • Cartão do Programa de Interação Social (PIS): Permanente
  • Guia de Recolhimento do INSS: Permanente
  • Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS): Permanente
  • Holerite aposentadoria: Até a aposentadoria
  • Seguro desemprego: Até acabar o tempo do seguro
  • RG: Permanente
  • CPF: Permanente
  • Certidão de nascimento: Permanente
  • Certidão de casamento: Permanente
  • Certidão de óbito: Permanente
  • Título eleitoral: Permanente
  • Contas de água: 5 anos
  • Contas de energia elétrica: 5 anos
  • Contas telefônicas: 5 anos
  • Recibo de pagamento de aluguel: 3 anos
  • Recibo de pagamento de condomínio: 5 anos
  • Nota fiscal de compra de bem durável: durante toda a vida útil do bem
  • Nota fiscal de produtos e serviços não-duráveis: 30 dias
  • Fatura de cartão de crédito: 5 anos
  • Carnê e/ou comprovante de pagamento de consórcio: Até a entrega da carta de liberação da alienação fiduciária.
  • Comprovante de pagamento de mensalidades escolares: Guardar de preferência até o término do curso, após receber o certificado ou diploma.
  • Comprovante de pagamento de convênio médico: 5 anos
  • Comprovante de pagamento de TV por assinatura: 5 anos
  • Comprovante de pagamento de honorários de profissionais liberais: 5 anos após a conclusão dos serviços, ou após cessação do contrato ou mandato
  • Comprovante de hospedagem: 1 ano
  • Apólice de seguro (de vida, de residência, de saúde, de veículo etc.): 1 ano, após o final da vigência


DOCUMENTOS TRIBUTÁRIOS


  • Notas fiscais e recibos: 5 anos
  • Livros fiscais: 5 anos
  • IR - Imposto de Renda: 5 anos
  • CSLL (Contribuição Social Sobre o Lucro Liquido) - CÓDIGOS: 2372, 2484, 6012 e 6773.: 10 anos
  • PIS - Programa de Integração Social: 5 anos
  • COFINS Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social): CÓDIGOS: 2172, 5442, 5856 e 7987: 10 anos
  • IRPJ (IMPOSTO DE RENDA DA PESSOA JURÍDICA) - CÓDIGOS: 2089, 2430, 2456, 3373 e 5993: 10 anos
  •  PIS (Programa de Integração Social) - CÓDIGOS: 4674, 5434, 6912, 8109 e 8301 : 10 anos
  • ICMS - Imposto sobre Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação: 5 anos
  • Declarações - DIRJ, DCTF, DACON: 5 anos
  • DASN - Declaração Anual do Simples Nacional: 5 anos
  • DIRF - RETENÇÃO NA FONTE - CÓDIGOS: 1708 - IRRF Serviços; 3208 - IRRF Aluguel; 0588 - IRRF Autonomos; 5952 - CSRF Serviços; 8045; 3280; 6561: 10 anos
  • DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional): 10 anos
  • Guias de I.S.S - Retidos: 10 anos
  • Declarações de Ajuste Anual - IRPF e Deduções: 5 anos
  • GIA - Guia de Informações e Apuração do ICMS: 5 anos
  • ECD - Escrituração Contábil Digital: Permanente
  • Livros Fiscais – Empresas Prestadoras de Serviços: Permanente
  • Arquivos XML Notas Fiscais Entrada : 10 anos
  • Arquivos XML Notas Fiscais Saída : 10 anos
  • DCTF´S - Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais: 10 anos
  • DEFIS - Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais: 10 anos
  • DeSTDA - Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquota e Antecipação / STDA : 10 anos
  • DIMOB - Declaração de Informações s/ Atividades Imobiliárias: 10 anos
  • DIRF – Declaração de imposto de Renda Retido na Fonte: 10 anos
  • DMED - Declarações de Serviços Médicos: 10 anos
  • ECF - Escrituração Contábil Fiscal: 10 anos
  • EFD (Escrituração Fiscal Digital) Contribuições: 10 anos
  • EFD (Escrituração Fiscal Digital) ICMS/IP: 10 anos
  • FCONT - Controle Fiscal Contábil de Transição: 10 anos
  • GIA - Guia de Informação e Apuração do ICMS : 10 anos
  • PER/DCOMP - Pedido Eletrônico de Restituição, Ressarcimento ou Reembolso e Declaração de Compensação : 10 anos
  • GUIAS DE ISS - Empresas Prestadoras de Serviços: 7 anos
  • GUIAS DE ICMS - Empresas Comerciais: 7 anos
  • Taxas Municipais (TFE, TFA, IPTU): 7 anos


DOCUMENTOS PREVIDENCIÁRIO E TRABALHISTA


  • Contrato de trabalho: Permanente
  • Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13º salário, controle de ponto: 5 anos
  • Termo de rescisão de contrato de trabalho: 2 anos
  • Folha de pagamento: 10 anos
  • Livros ou fichas de registro de empregados: Permanente
  • FGTS - Fundo de Garantia do Tempo de Serviços: 30 anos
  • GFIP - Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social: 30 anos
  • GRFC - Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e da Contribuição Social: 30 anos
  • GPS - Guia da Previdência Social: 5 anos
  • Contribuição Sindical: 5 anos
  • CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados: 3 anos
  • RAIS - Relação Anual de Informações Sociais: 5 anos
  • Aviso Prévio: 2 anos
  • Acordo de prorrogação de horas: 5 anos
  • Adiantamento Salarial (para efeitos trabalhistas): 5 anos
  • Atestados Médicos (para efeitos trabalhistas): 5 anos
  • Autorização de descontos: 5 anos
  • CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes) – Processo Eleitoral: 5 anos
  • Controle de Ponto: 5 anos
  • Mapa Anual de Acidentes do Trabalho: 5 anos
  • Recibos de pagamento de abono pecuniário: 5 anos
  • Recibos de pagamento e adiantamento salarial: 5 anos
  • Recibos de pagamento e gozo de férias: 5 anos
  • Recibos de pagamentos do 13º salário: 5 anos
  • Salário – relação de depósitos bancários: 5 anos
  • Seguro Desemprego (Comunicação de Dispensa – CD e Requerimento do Seguro-Desemprego – SD): 5 anos
  • Comprovante de entrega da Guia da Previdência Social ao sindicato profissional: 5 anos
  • Comprovante de pagamento ou a declaração apresentada pelo contribuinte individual para fins de apresentação ao INSS: 5 anos
  • Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS : 5 anos
  • Comprovante de pagamento ou declaração do segurado: 5 anos
  • Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT): 5 anos
  • Documentos que comprovem a isenção da contribuição previdenciária – 5 anos
  • Guia da Previdência Social (GPS): 5 anos
  • Lançamentos contábeis de fatos geradores das contribuições previdenciárias: 5 anos
  • Documentos relativos à retenção dos 11% do INSS sobre nota fiscal de serviços: 5 anos
  • Salário-educação – documentos relacionados ao benefício: 5 anos
  • Salário-família - – documentos relacionados ao benefício: 5 anos
  • Salário-maternidade: documentos relacionados ao benefício: 5 anos
  • Demais documentos sujeito à fiscalização do INSS: 5 anos
  • Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) – Exames médicos admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional (contados após o desligamento do empregado): 20 anos após o desligamento do trabalhador
  • Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP): 20 anos
  • Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) – toda documentação: 20 anos
  • Livro de Inspeção do Trabalho: Permanente
  • Comprovante de exercício da atividade remunerada dos segurados e contribuintes individuais: Permanente
  • Sindical dos Empregados (Contribuição Sindical, Assistencial e Confederativa): 7 anos
  • Sindical Patronal (Contribuição Sindical, Assistencial e Confederativa): 7 anos


DOCUMENTOS CONTÁBEIS


  • Livros Contábeis encadernados, Diário, Razão e LALUR: Permanentes
  • Imobilizado - Notas Fiscais: 10 anos
  • Balanços: 10 anos
  • Contratos de Leasing: 7 anos
  • Contrato de Locação: 7 anos
  • Contratos de Prestação de Serviços, de terceiros, Autônomos, Terceirizados e Cooperativas: 2 anos
  • Documentos Contábeis: 7 anos


DOCUMENTOS DE LEGALIZAÇÃO DE EMPRESA


  • Alvarás de Funcionamento: Permanente
  • Atas de Reunião: Permanente
  • Certificado Conselho de Classe: Permanente
  • Contrato Social e Alterações: Permanente


Por Grasielly Pereira 9 de março de 2025
O QUE É O CARNÊ-LEÃO? O Carnê-Leão é um sistema obrigatório para contribuintes que recebem rendimentos de outras pessoas físicas acima do limite de R$ 2.259,20 por mês. No caso de aluguel, ele se aplica a quem aluga imóvel diretamente para indivíduos, sem intermediação de empresa. A ideia é garantir que o imposto devido seja pago mês a mês, evitando acúmulo para a declaração anual. COMO FUNCIONA O PAGAMENTO DO IMPOSTO SOBRE ALUGUEL? Registro mensal dos rendimentos: 1. REGISTRO MENSAL DE RENDIMENTOS : Quem recebe aluguel deve acessar o portal e-CAC da Receita Federal e informar os valores líquidos recebidos, já descontando despesas como IPTU e condomínio. 2. CÁLCULO DO IMPOSTO : O sistema calcula automaticamente o imposto devido com base na tabela progressiva do Imposto de Renda. As alíquotas variam entre 7,5% e 27,5%, dependendo do valor recebido. 3. GERAÇÃO DO DARF : Após o cálculo, é gerado o Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF), que deve ser pago até o último dia útil do mês seguinte ao recebimento do aluguel. QUAIS SÃO OS RISCOS DE NÃO PAGAR O CARNÊ-LEÃO? O não pagamento do imposto pode gerar multa de até 50% sobre o valor devido, podendo chegar a 75% em casos de suspeita de sonegação. Além disso, os valores devidos ficam sujeitos a juros e correção monetária. PARA QUEM O CARNÊ-LEÃO É OBRIGATÓRIO? O sistema é exigido para qualquer pessoa física que receba aluguéis acima do limite de isenção e não tenha o imposto retido na fonte. No caso de locações para empresas, a tributação já ocorre no pagamento, dispensando o Carnê Leão.
Por Grasielly Pereira 27 de fevereiro de 2025
Contexto e Motivação O setor de beleza no Brasil é um dos mais expressivos em termos econômicos, com milhares de salões de beleza espalhados pelo país. Muitos desses estabelecimentos utilizam o modelo de "parceria" entre o salão e os profissionais autônomos que prestam serviços de forma independente. No entanto, essa prática gerava incertezas jurídicas, como a definição clara de direitos e deveres entre as partes envolvidas. A relação entre os salões e os prestadores de serviços não estava devidamente regulamentada, o que gerava disputas trabalhistas, dificuldades em questões fiscais e o risco de formalidades jurídicas inadequadas para os profissionais. A criação da Lei nº 13.352/2016, portanto, buscou preencher essa lacuna, estabelecendo normas claras para que os salões pudessem operar de forma legal, respeitando as leis trabalhistas e fiscais, sem prejudicar as partes envolvidas. O Conceito de "Salão Parceiro" O termo "Salão Parceiro" refere-se ao modelo de parceria formalizada entre o salão de beleza e os profissionais autônomos. De acordo com a Lei nº 13.352/2016, os profissionais de beleza, como cabeleireiros, manicures, esteticistas e outros, podem atuar como autônomos, mas dentro de um vínculo regulado por um contrato de parceria com o salão. Essa relação não configura vínculo empregatício, ou seja, o trabalhador continua sendo considerado um prestador de serviços independente, mas agora com obrigações legais e direitos assegurados pela lei. Os Principais Aspectos da Lei nº 13.352/2016 A lei trata de diversos aspectos essenciais para a regulamentação da relação entre os salões e os profissionais parceiros. Entre os pontos mais importantes estão: 1. Formalização do Contrato de Parceria: o O profissional de beleza e o salão de beleza devem formalizar sua relação por meio de um contrato escrito. Esse contrato deve especificar as condições da parceria, incluindo o percentual da remuneração, as obrigações de cada parte, e a duração do vínculo. o A formalização do contrato garante que ambas as partes estejam cientes de suas responsabilidades, evitando ambiguidades ou mal-entendidos. 2. Percentual de Remuneração: o O contrato também deve definir claramente como será feito o pagamento ao profissional parceiro. Geralmente, o salão de beleza recebe uma porcentagem sobre os serviços realizados pelo parceiro, mas esse valor deve ser acordado entre as partes. o A lei não impõe um percentual fixo, deixando a negociação a cargo dos envolvidos, desde que haja clareza e transparência na definição. 3. Obrigações Fiscais e Tributárias: o O salão de beleza, como intermediário, deve fornecer ao profissional as informações necessárias para que ele possa cumprir suas obrigações fiscais, como a emissão de notas fiscais e o pagamento de impostos devidos. o A lei estabelece que o salão e o profissional devem cumprir com suas respectivas obrigações tributárias, sendo o profissional responsável pelo recolhimento de seus impostos como autônomo. 4. Autonomia do Profissional: o O profissional parceiro não está subordinado ao salão em termos de jornada de trabalho, horários ou regras internas. Ou seja, ele tem a liberdade de gerenciar seus horários e sua carga de trabalho, desde que cumpra as condições acordadas no contrato de parceria. o O vínculo de parceria se caracteriza pela autonomia do trabalhador, sem as características típicas de um contrato de trabalho, como a subordinação direta ao empregador. 5. Responsabilidades do Salão: o O salão de beleza, por sua vez, deve fornecer infraestrutura adequada para o trabalho do parceiro, incluindo equipamentos, produtos e condições de higiene e segurança. Além disso, o salão deve garantir um ambiente profissional que permita a realização dos serviços de maneira eficiente. o O salão também deve assegurar que os clientes paguem pelo serviço prestado, repassando ao profissional a parte acordada no contrato. 6. Proibição de Exclusividade: o A Lei nº 13.352 proíbe que o salão exija exclusividade de seus profissionais parceiros, ou seja, o profissional pode prestar serviços em outros estabelecimentos ou de forma autônoma, sem ser obrigado a se dedicar exclusivamente ao salão onde está parceiro. 7. Direitos e Garantias: o A lei garante aos profissionais que atuam no regime de parceria o direito ao descanso semanal, férias e outras condições que, de acordo com o contrato, possam ser negociadas entre as partes. o Contudo, não há vínculo empregatício, o que significa que o profissional parceiro não terá acesso a direitos trabalhistas típicos, como 13º salário, FGTS ou vale-transporte. Benefícios da Lei para o Setor A Lei nº 13.352/2016 trouxe uma série de benefícios tanto para os profissionais de beleza quanto para os salões. Para os profissionais, a formalização do contrato de parceria representa mais segurança jurídica, maior transparência nas condições de trabalho e a possibilidade de contribuir para a previdência social como autônomo, além de ter um respaldo legal em caso de disputas. Para os salões de beleza, a lei garante um modelo de operação mais organizado e profissional, além de assegurar a conformidade fiscal e trabalhista, minimizando o risco de problemas jurídicos relacionados ao vínculo de trabalho. A relação formalizada também melhora a gestão dos estabelecimentos, já que os contratos tornam as responsabilidades de cada parte mais claras. Desafios e Limitações Embora a Lei nº 13.352 tenha representado um avanço para o setor, alguns desafios ainda persistem. A principal crítica é a necessidade de um acompanhamento mais rigoroso da aplicação da legislação, para evitar que haja abuso de poder por parte dos salões de beleza, como a imposição de condições desfavoráveis aos profissionais parceiros. Além disso, como a relação entre as partes continua sendo de parceria e não de emprego formal, alguns direitos trabalhistas acabam ficando de fora da proteção do profissional, como férias remuneradas e décimo terceiro salário. Isso pode gerar uma sensação de vulnerabilidade para os profissionais que, embora com maior liberdade, acabam assumindo mais riscos financeiros. Conclusão A Lei nº 13.352/2016, também conhecida como Lei do Salão Parceiro, trouxe avanços significativos para a regulamentação do setor de beleza no Brasil, oferecendo maior segurança jurídica e transparência nas relações entre salões de beleza e seus profissionais autônomos. Embora ainda existam desafios relacionados à fiscalização e à garantia de uma relação de igualdade entre as partes, a lei representa um passo importante para a modernização do setor e para a proteção dos direitos dos trabalhadores. A legislação estabelece um novo modelo de trabalho para o mercado de beleza, onde profissionais podem atuar com maior autonomia e flexibilidade, enquanto os salões de beleza operam de maneira mais organizada e regularizada, o que contribui para a melhoria geral do setor.
Por Grasielly Pereira 7 de novembro de 2024
O dropshipping é uma modalidade de e-commerce que vem ganhando popularidade por ser uma alternativa de baixo custo para quem deseja abrir um negócio sem necessidade de investir em estoque.
Por Grasielly Pereira 11 de outubro de 2024
Nos dias atuais, o empreendedorismo tem sido uma das principais alternativas para quem deseja não só construir uma carreira sólida, mas também conquistar a tão almejada liberdade financeira. O equilíbrio financeiro é o objetivo de muitos empreendedores, mas alcançá-lo pode ser desafiador. Este artigo explora as principais estratégias e ferramentas que podem auxiliar nesse caminho, destacando como uma gestão eficiente, planejamento estratégico e controle financeiro podem ser os pilares para o sucesso empreendedor.
Por Grasielly Pereira 5 de setembro de 2024
Você, provavelmente, já deve ter se perguntado o que é CFOP e por que essa sigla é tão importante para o seu negócio, certo? Neste post, vamos descomplicar o assunto para que não restem dúvidas a respeito. Assim você vai entender na prática os motivos para aprender mais sobre o Código Fiscal de Operações e Prestações e as razões para que ele faz toda a diferença para a saúde financeira e legalidade do seu negócio.
Por Grasielly Pereira 24 de agosto de 2024
O Estado do Maranhão autorizou o parcelamento de débitos de ICMS oriundos de operações com vendas de mercadorias sujeitos ao regime de pagamento da Substituição Tributária.
24 de agosto de 2024
O Domicílio Judicial Eletrônico é uma solução 100% digital e gratuita que centraliza as comunicações processuais de todos os tribunais brasileiros numa única plataforma.
Por Grasielly Pereira 21 de agosto de 2024
O MEI (Microempreendedor Individual) será obrigado, a partir de 2 de setembro de 2024, a inserir o CRT 4 (Código de Regime Tributário específico do MEI) para a emissão da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) e da NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) . Além disso, a tabela de CFOP (Código Fiscal de Operações e de Prestações) foi atualizada, com códigos que podem ser utilizados pelo MEI. Confira os detalhes a seguir.
Por Grasielly Pereira 6 de agosto de 2024
O Ajuste Sinief nº 13/2024, publicado no Diário Oficial da União, introduz novas formas de corrigir Notas Fiscais Eletrônicas, facilitando o processo a partir de 1º de setembro de 2024.
Por Grasielly Pereira 26 de julho de 2024
O prazo de entrega da declaração vai até 30 de setembro.
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